Personvernerklæring

Flai AS (org.nr. 935 521 181), Tunstadbakken 16, 9900 Kirkenes, er behandlingsansvarlig for opplysningene i MinnMeg. Spørsmål om personvern sender du til post@flai.no.

• Den som oppretter kalenderen (eieren) og pårørende som blir invitert, enten de kan endre eller bare se.
• Personen eller personene kalenderen er for. Vi lagrer fornavn og avtalene deres. De trenger ikke egen konto.
• Avsendere av e-post, hvis dere kobler til Gmail: adressen og innholdet i e-poster fra avsendere dere selv har valgt.

Konto

• E-postadressen du logger inn med, og når du logget inn.
• Logger du inn med Google, får vi også navnet og profilbildet som Google deler. Vi bruker dem ikke.
• Hvilken kalender du er med i, og om du er eier, kan endre eller bare kan se.

Kalenderen

• Navnet på kalenderen og tidssonen.
• Fornavn på personene kalenderen gjelder.
• Avtaler: tittel, tid, sted, notat, bilde, hvem avtalen gjelder, hvem som la den inn og om den kom fra e-post.
• Innstillinger for opplesing: stemme, hvor lenge før avtalen det leses opp, og stille timer.
• Opplesinger som er planlagt, med teksten som skal leses opp.
• Lydfiler for opplesing, laget av teksten over.
• Stedsnavn og koordinater for værmeldingen, og den siste værmeldingen for stedet.
• PIN-koden for innstillingene, lagret som en enveis-kode (hash), ikke som tall.
• Invitasjoner som ikke er brukt. Vi lagrer bare en enveis-kode av lenken, aldri selve lenken.

Hvis dere kobler til Gmail

• Gmail-adressen, navnet dere ga tilkoblingen og listen over avsendere.
• Nøkkelen fra Google som gir lesetilgang. Den lagres kryptert i en egen hvelvtjeneste.
• Hvilke e-poster som er behandlet (Googles ID for meldingen) og om det gikk bra.
• Emnet og teksten i e-posten en avtale kom fra, så pårørende kan se hvor avtalen kom fra.
• En logg over hva kunstig intelligens svarte for hver e-post: emnet, de første 500 tegnene av teksten, svaret og hva som ble gjort med det.
• Antall e-poster som er tolket per måned, og hva det kostet.

Avtaler kan si noe om helse, for eksempel en legetime eller dagsenter. Slike opplysninger er særlig beskyttet. Legg bare inn det som trengs for at kalenderen skal være til hjelp.

Tilkobling til Gmail er frivillig. Slik virker den:

• MinnMeg ber Google om lesetilgang til e-posten og om e-postadressen til kontoen. Vi kan ikke sende, endre eller slette e-post.
• For nye e-poster leser vi først bare avsenderen. Er avsenderen ikke på listen dere har laget, åpner vi ikke e-posten.
• Fra avsendere på listen henter vi emnet og teksten (inntil 8 000 tegn). Teksten, avsenderen, emnet og når e-posten kom, sendes til leverandøren av kunstig intelligens dere har valgt, som finner avtaler i den.
• Avtaler den er usikker på, vises ikke før en pårørende har godkjent dem.
• Når dere kobler fra, slettes nøkkelen fra Google hos oss med en gang.

Vi trekker ikke tilbake tilgangen hos Google når dere kobler fra. Det gjør dere på myaccount.google.com/permissions.

MinnMegs bruk av informasjon fra Googles API-er følger Google API Services User Data Policy, også kravene om begrenset bruk (Limited Use). Det betyr at opplysninger fra Gmail bare brukes til å lage avtaler i kalenderen deres. De deles ikke med andre enn leverandøren av kunstig intelligens som tolker e-posten, brukes ikke til reklame og brukes ikke til å trene modeller for kunstig intelligens. Ingen hos oss leser e-posten deres, med mindre dere ber oss om det for å rette en feil, eller det trengs for sikkerhet eller for å følge loven.

• Avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b): konto, kalender, avtaler, opplesing og værmelding er det dere har bedt om når dere tar MinnMeg i bruk.
• Samtykke (artikkel 6 nr. 1 a og artikkel 9 nr. 2 a): helseopplysninger i avtaler og tilkobling til Gmail. Dere legger selv inn avtalene og velger selv avsenderne. Samtykket trekkes ved å slette avtalen eller koble fra Gmail.
• Berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 f): korte driftslogger for å holde tjenesten trygg og rette feil.
• Rettslig plikt (artikkel 6 nr. 1 c): regnskapsopplysninger når dere betaler for MinnMeg.

Den som legger inn opplysninger om en person med demens, må ha lov til det, for eksempel fordi personen selv ønsker det, eller fordi du er fullmektig eller verge. Snakk gjerne med personen om kalenderen.

• Emnet og teksten i e-posten en avtale kom fra, slettes 30 dager etter at avtalen er over.
• E-post om en avlysning slettes på samme måte, 30 dager etter avtalen.
• De første 500 tegnene i loggen fra kunstig intelligens slettes 30 dager etter at e-posten kom. Emnet og svaret i loggen blir liggende til kalenderen slettes.
• Opplesinger slettes 7 dager etter at de skulle leses opp.
• Invitasjoner virker i 7 dager og kan bare brukes én gang.
• Avtaler, personer og innstillinger lagres til dere sletter dem, eller sletter kalenderen.

Slik sletter dere alt

Under Tilkoblinger i kalenderen kan eieren slette hele kalenderen. Da slettes avtaler, personer, innstillinger, Gmail-tilkoblinger med nøkler, e-posttekst, logger, opplesinger og lydfiler med en gang. Alle kan også slette sin egen konto der. Sletter eieren kontoen sin, slettes kalenderen også.

Sikkerhetskopier hos databaseleverandøren slettes automatisk når de roteres ut, normalt innen 14 dager. Regnskapsopplysninger må vi ta vare på i 5 år etter bokføringsloven.

Vi bruker disse leverandørene. De behandler opplysningene på våre vegne etter databehandleravtaler, og får bare det de trenger.

• Supabase: database, innlogging, e-post med innloggingslenke og lagring av lydfiler. Dataene lagres i Irland (EU).
• Vercel: kjører nettsiden. Serverne vi bruker står i Dublin, Irland (EU).
• Google (Gemini): tolker e-post fra avsenderne på listen. Behandles i USA. Google bruker ikke e-posten til å trene modeller, men kan ta vare på forespørselen en kort tid for å oppdage misbruk.
• Google Cloud Text-to-Speech: lager lyd av teksten som skal leses opp (inntil 300 tegn, for eksempel tittelen på avtalen og fornavnet den gjelder). Behandles hos Google, også utenfor EU. Uten lydfil brukes stemmen som er innebygd i nettleseren.
• Google: innlogging med Google og tilgang til Gmail, hvis dere bruker det.
• MET Norge: vi henter værmeldingen fra serveren vår med bare koordinatene til stedet.
• Kartverket: vi sender det dere skriver i stedssøket for værmeldingen, fra serveren vår.

Når opplysninger behandles i USA, skjer det etter EU–US Data Privacy Framework eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser.

MinnMeg bruker bare informasjonskapsler og lagring som trengs for at tjenesten skal virke. Derfor spør vi ikke om samtykke til dem.

• sb-…-auth-token: holder deg innlogget, slik at skjermen hjemme ikke logger ut av seg selv.
• mm_pin: husker i 10 minutter at innstillingene er låst opp med PIN-koden.
• mm_visning: husker om skjermen viser Enkel eller Rik visning, i inntil ett år.
• mm_gmail_state: sikrer tilkoblingen til Gmail. Varer i 10 minutter.
• mm_storrelse og mm_opplesing (lagret i nettleseren): tekststørrelse og om opplesing er slått på for denne skjermen.
• Lagring uten nett: skjermen tar vare på siste kalendervisning, så den kan vises hvis nettet faller ut. Den slettes neste gang skjermen åpner kalenderen uten å være innlogget.

• All trafikk er kryptert.
• Databasen sjekker for hver forespørsel at du bare ser kalenderen du er med i, og bare kan endre den hvis du har lov.
• Nøklene til Gmail lagres kryptert og kan ikke leses fra nettleseren.
• Innstillingene på skjermen hjemme er beskyttet med PIN-kode.

Du kan be om innsyn i opplysningene om deg, få dem rettet eller slettet, få dem utlevert i et vanlig format, be oss begrense bruken eller protestere mot den, og trekke tilbake samtykke. Det gjelder også personen kalenderen er for. Mye kan du gjøre selv i kalenderen. Ellers skriver du til post@flai.no, så svarer vi innen 30 dager.

Er du uenig i hvordan vi behandler opplysninger, kan du klage til Datatilsynet.

Endrer vi hvordan MinnMeg bruker opplysninger, oppdaterer vi denne siden. Ved viktige endringer sier vi fra på e-post før de gjelder.